Política de Privacidade

Quem é a responsável pelos dados

A responsável (controladora) é a Associação Arca da Família (ASAF), CNPJ 17.631.942/0001-70, com sede na Rua Paulo Afonso, 150 — Bairro da Paz,Parauapebas — PA, CEP 68515-000. O canal para falar sobre dados pessoais é o e-mail asaf@asaf.org.br.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (Lei nº 13.709/2018, art. 41): o Presidente da ASAF (a página Diretoria mostra o nome quando o mandato vigente está cadastrado no sistema). Nas faltas e impedimentos do Presidente, o Estatuto (art. 21, parágrafo único) atribui a substituição aos Vice-Presidentes. O contato é o mesmo e-mail acima ou o formulário de solicitação do titular de dados.

O que este site faz quando você apenas navega

• Dados técnicos de acesso. Como em qualquer site, a plataforma de hospedagem (Microsoft Azure) pode registrar dados técnicos de cada acesso, como endereço IP, data e hora, para a segurança e o funcionamento do serviço. A ASAF não usa esses dados para traçar o perfil de visitantes.
• Lista de eventos. Para mostrar os eventos, o navegador consulta a lista pública de eventos da ASAF (no endereço api.asaf.org.br). Como em qualquer acesso à internet, o seu endereço IP chega ao servidor, mas nenhum dado pessoal informado por você é enviado.
• Campanhas e Pix da doação. A página Doar consulta o sistema da ASAF (no endereço api.asaf.org.br) para mostrar as campanhas em andamento e o Pix da associação. Como em qualquer acesso, o seu endereço IP chega ao servidor; o valor e a campanha que você escolhe para gerar o código Pix vão na consulta, mas nenhum dado pessoal informado por você é enviado.
• Cookies e dados no navegador. Este site não instala cookies. Só a página Minha conta guarda um dado no seu navegador: a sessão de até 60 minutos, só naquela aba (o botão Sair a apaga; ela nunca vai para o endereço da página nem para um cookie). A área do associado (um endereço separado, para quem já é associado) usa um cookie técnico, estritamente necessário, para manter a sua sessão aberta, e guarda no navegador a sua preferência de tema (claro ou escuro). Nada disso é usado para rastrear você.
• Diretoria e Conselho Fiscal. A página de Diretoria e Conselho Fiscal publica o nome, o cargo e as datas do mandato de quem ocupa cargos na ASAF, em respeito ao princípio da publicidade adotado pelo Estatuto (Art. 2º), e a foto de quem autorizou o uso da imagem (veja abaixo). Não publicamos CPF, telefone nem e-mail.
• Links para outros sites. Ao clicar em um link para um site de terceiros (por exemplo, o mapa do Google na página de contato), você passa a ser regido pela política desse site.

Foto de quem está na Diretoria ou no Conselho Fiscal. A página Diretoria mostra o nome, o cargo, o período do mandato e, de quem assinou o termo de autorização de uso da imagem, a foto. Sem o termo assinado a foto não é guardada no sistema (veja abaixo o registro dos consentimentos). A foto só existe enquanto a pessoa tem mandato vigente ou marcado: quando o mandato termina e a pessoa não tem outro, o sistema apaga a foto sozinho (na hora, se o mandato for encerrado no sistema; no vencimento natural, na conferência automática que roda algumas vezes ao dia), e quem recebeu a foto antes de ter o primeiro mandato cadastrado tem até 24 horas para ele aparecer. Quem retira a autorização pode pedir à secretaria, ou pela solicitação do titular de dados, que apague a foto: ao registrar o pedido no sistema, ela é apagada na hora. Apagada a foto, ela deixa de aparecer no site na publicação seguinte: o site confere o sistema algumas vezes ao dia, então isso costuma levar algumas horas e pode passar de meio dia. Do arquivo da foto ficam apenas cópias de segurança internas, que não são públicas, por até cerca de 30 dias; as cópias de segurança do banco de dados (que guardam o nome do arquivo e a descrição da foto, não a imagem) duram até 35 dias. Depois de apagada, se a pessoa voltar a ter mandato, é preciso enviar a foto de novo. A foto do cadastro de associado (a da carteirinha) não é usada em nenhuma página deste site; para o público ela só aparece na verificação da carteirinha digital, para quem lê o QR da carteirinha (sem precisar de login), junto com o nome, a situação de associado e a validade, e só enquanto o QR vale. Esse QR vale por poucos dias a partir de quando é gerado (hoje, 15 dias; no máximo 20): depois disso a verificação não mostra mais nada, nem a foto.

Fotos das atividades. As páginas dos eventos, dos projetos e das parcerias (na Transparência) podem mostrar fotos das atividades da associação. Uma foto só entra no sistema com o termo de autorização de uso de imagem assinado por quem aparece nela; se é criança, por um dos pais ou pelo responsável legal, e se é adolescente, com um deles assinando junto. A foto é guardada sem localização nem dados do aparelho, e a orientação é não escrever o nome das pessoas na descrição da foto. Quem retira a autorização pode pedir à secretaria, ou pela solicitação do titular de dados: todas as fotos em que a pessoa aparece são apagadas do sistema assim que o pedido é registrado e saem do site na publicação seguinte; do arquivo ficam apenas cópias de segurança internas, que não são públicas, por até cerca de 30 dias.

Registro dos consentimentos. Para cada foto e para cada pessoa atendida nos projetos, o sistema guarda a prova do consentimento: o termo e a versão assinada, o nome de quem assinou (e do responsável, quando é o caso), como o termo foi entregue (em papel, guardado pela secretaria, ou digitalizado), o número do documento, a data da assinatura e quem registrou; o termo em papel também traz o CPF de quem assina. Quando o consentimento acaba (porque foi retirado, porque a foto foi apagada, porque o mandato terminou ou porque um termo novo tomou o lugar dele), o registro continua guardado como prova, com a data e o motivo, pelo prazo de guarda abaixo, e depois o sistema o apaga sozinho. Veem esses registros quem cuida da privacidade na associação; junto de cada foto, quem cuida das fotos daquela atividade; e, junto de cada pessoa atendida, quem cuida dos projetos.

Cadastros e formulários

Este site tem sete formulários que pedem dados pessoais: o pedido de filiação, quatro formulários de atendimento (contato, pedido de informação sobre recursos públicos, solicitação do titular de dados e voluntariado), a inscrição em eventos e a doação em que você se identifica (a doação sem se identificar não pede dado nenhum). O pedido de filiação fica na página Seja associado. Ele pede nome completo, CPF, data de nascimento e e-mail ou telefone e, de quem tem 16 ou 17 anos, a declaração de que os pais ou responsáveis autorizaram. Antes do envio, a própria página mostra o aviso de privacidade e só envia o pedido depois que você o aceita; a versão do aviso e o momento do aceite ficam registrados no pedido. Os dados vão para o sistema de gestão da ASAF, onde a Diretoria Executiva analisa o pedido. Para que três sócios possam propor o seu nome, o painel mostra o seu nome e a sua idade a todos os sócios ativos e em dia; CPF, e-mail e telefone só a Diretoria vê, e os motivos de uma eventual recusa, escritos por sócios, ficam visíveis à Diretoria. O endereço IP de quem envia também fica registrado, por segurança. Pedidos recusados ou sem andamento ficam guardados no sistema até 2 anos depois da última mudança, quando o sistema os apaga (veja “Por quanto tempo guardamos”); para pedir a eliminação antes disso, escreva para o e-mail acima e o pedido será analisado.

Formulários de atendimento. O de contato e o de pedido de informação sobre recursos públicos pedem nome, e-mail ou telefone, assunto e a sua mensagem; o de solicitação do titular de dados pede nome, e-mail (obrigatório), telefone (se você quiser), o CPF (para conferir que quem pede é o titular), o direito que você quer exercer e a sua mensagem; o de voluntariado pede nome, e-mail ou telefone, a data de nascimento (para sabermos se é preciso a autorização de um responsável, no caso de quem tem menos de 18 anos), o CPF, se você quiser informar, e a sua mensagem. Antes do envio, a página mostra o aviso de privacidade e só envia o pedido depois que você o aceita; a versão do aviso e o momento do aceite ficam registrados no pedido. Cada pedido recebe um número de protocolo e um prazo de resposta, mostrados na hora na própria página. Os dados vão para o sistema de gestão da ASAF, onde só vê o pedido quem atende na associação (hoje, a Presidência e a Diretoria). Guardamos o pedido, o protocolo e a nossa resposta, por 5 anos depois de respondido ou encerrado, para provar que atendemos no prazo. Se você informar e-mail, mandamos um e-mail confirmando o recebimento (com o protocolo e o prazo); a resposta ao contato, ao pedido de informação e ao voluntariado também pode seguir por ele, mas a resposta à solicitação do titular de dados nunca vai por e-mail (veja o parágrafo seguinte). Quando a secretaria cadastra você como voluntário, o seu nome, o seu contato, a data de nascimento e o CPF (se informado) passam a constar do cadastro da ASAF e do termo de adesão de voluntário. O endereço IP de quem envia também fica registrado, por segurança. Para pedir que apaguemos o que guardamos, use a solicitação do titular de dados.

Solicitação do titular de dados: como conferimos quem pede e como a resposta chega. Dado pessoal só é entregue depois de a ASAF conferir a identidade de quem pediu: o sistema confere sozinho quando o e-mail do pedido é o e-mail do cadastro de associado daquele CPF; nos outros casos, a equipe confere por outro meio (por exemplo, um documento com foto) e escreve no pedido o que conferiu, e a Auditoria do sistema registra quem validou, quando e como (sem o que foi conferido). Enquanto a identidade não estiver validada, o sistema não deixa a equipe responder; ela pode encerrar o pedido e escrever o motivo. A resposta não vai por e-mail: o sistema tenta avisar por e-mail que há resposta, ou que o pedido foi encerrado, e você lê a resposta, ou o motivo, na área Minha conta do site, depois de entrar com o e-mail do pedido e um código de 6 números. O texto da resposta e o que a equipe anotou ao conferir a identidade ficam guardados com o pedido e são apagados junto com ele (veja “Por quanto tempo guardamos”).

Inscrição em eventos. A página de um evento gratuito que ainda vai acontecer pode ter um formulário de inscrição (se o evento pede o envio de um arquivo, está cancelado ou adiado, ou já passou, a página não oferece o formulário). Ele pede nome, CPF, e-mail, telefone, as respostas às perguntas daquele evento e, se você inscrever mais pessoas, o nome, o CPF e as respostas de cada uma; o e-mail e o telefone que você informa valem como contato de todas as pessoas da mesma inscrição. Antes do envio, a página mostra o aviso de privacidade da inscrição e só envia depois que você marca que o leu; a versão do aviso fica registrada na inscrição. O que nos autoriza a tratar esses dados é o seu pedido de inscrição (LGPD, art. 7º, V); quem inscreve outra pessoa, como uma criança da família, deve ser o responsável por ela ou ter a autorização dela. Os dados vão para o sistema de gestão da ASAF, onde só vê quem organiza os eventos (hoje, a Presidência e a Diretoria); o registro técnico da inscrição, com o endereço IP, também aparece na Auditoria do sistema, que o Conselho Fiscal consulta. Depois de enviar, a página mostra o link da sua inscrição (para cancelar e, se você for chamado da lista de espera, para confirmar a vaga) e, havendo vaga, o código de check-in; o sistema também tenta enviar o mesmo por e-mail, mas esse envio pode falhar: guarde o link da página. Quem se inscreve só para um evento passa a constar do cadastro da ASAF como participante externo, e isso não faz da pessoa uma associada; se você já tinha cadastro, o contato que já estava nele é mantido, e é para esse contato que vão os avisos seguintes, como o de uma vaga que abriu na lista de espera. Quando a ASAF muda a situação do evento (cancela, adia, remarca ou volta a programá-lo), o sistema tenta avisar por e-mail, no contato do cadastro, quem está inscrito ou na lista de espera (menos quem desligou esses avisos, como explicado abaixo); a inscrição em si não é cancelada pelo sistema. O endereço IP de quem envia, abre, cancela ou confirma uma inscrição pelo link também fica registrado, por segurança.

Doação pelo site. A página Doar tem duas formas de doar pelo Pix. Sem se identificar: o site só mostra o código Pix e o QR Code (desenhado no seu navegador) e não grava nenhum dado pessoal seu no sistema da ASAF; o pagamento é feito no aplicativo do seu banco e, como em qualquer Pix, o extrato do banco da associação mostra quem pagou. Identificando-se: o formulário pede nome completo, e-mail e, se você quiser, CPF, valor e campanha. O sistema guarda esses dados, o seu aceite do aviso de privacidade (a versão do aviso e o momento do aceite) e um código calculado a partir do pedido, que serve só para reconhecer o mesmo pedido enviado duas vezes; o endereço IP de quem envia fica registrado, por segurança, no controle do limite de pedidos por hora e na Auditoria do sistema. Usamos esses dados para conferir o seu Pix no extrato do banco da associação, registrar a doação e emitir o recibo, que o sistema tenta enviar por e-mail (o sistema também tenta mandar, quando você envia o pedido, o protocolo e o código Pix). O sistema avisa quem cuida da tesouraria (quem tem a permissão do financeiro), que vê o pedido no painel. O que nos autoriza a tratar esses dados é o seu pedido de doação (LGPD, art. 7º, V) e, depois que a tesouraria confirma a doação, a escrituração contábil e financeira dela, que a lei obriga a guardar (art. 7º, II), em que o recibo é numerado; se o CPF for de quem já é associado, a doação fica ligada ao cadastro dessa pessoa. O pedido que ainda espera conferência passa a ser marcado como “prazo vencido” depois dos dias informados na página (o padrão é 15), por uma rotina que roda algumas vezes ao dia, e continua guardado no sistema até 2 anos depois do prazo do pedido (é o prazo de hoje), quando o sistema o apaga sozinho (veja “Por quanto tempo guardamos”); do doador de uma doação confirmada, o sistema tira o nome e o documento 10 anos depois da doação. Para pedir que sejam apagados, use a solicitação do titular de dados; o pedido será analisado conforme a lei e as obrigações da ASAF (a doação já confirmada faz parte da escrituração contábil). Esses dados não vão para ninguém além dos prestadores de infraestrutura e das autoridades citados em “Com quem compartilhamos”; o pagamento em si passa pelo banco que você mesmo escolhe.

Conta do visitante. A página Minha conta deixa quem se inscreveu em um evento pelo site ou fez um pedido de doação pelo site consultar o que está ligado ao seu e-mail, sem senha. Você informa o e-mail e, só se houver uma inscrição em evento feita pelo site com esse e-mail digitado, um pedido de doação com esse endereço ou uma solicitação do titular de dados feita com ele, o sistema tenta enviar um código de 6 números por e-mail; a resposta na tela é a mesma exista ou não algo ligado ao endereço. O código vale 10 minutos, serve uma vez e aceita 5 tentativas; o sistema não guarda o código, só uma impressão dele (calculada com um segredo do servidor), o e-mail e o número de tentativas. O endereço IP de quem pede o código ou tenta entrar fica registrado no controle do limite de pedidos (e, de quem pede o código, uma impressão do e-mail, nunca o endereço, para limitar a 3 pedidos por hora); a Auditoria do sistema registra que alguém entrou, com o IP e sem o e-mail, e registra o pedido de eliminação com o IP e o número do pedido (que guarda o e-mail). A sessão vale no máximo 60 minutos, fica guardada só na aba do seu navegador (o botão Sair a apaga; fechar a aba em geral também) e, no servidor, ficam o e-mail e uma impressão dela. A rotina de manutenção, que roda algumas vezes ao dia, apaga os códigos, as sessões e esses controles de pedido com mais de 1 dia. Dentro da conta você vê as inscrições feitas pelo site com esse e-mail (o evento, a situação, o primeiro nome de quem foi inscrito e, quando há, o código de check-in; a inscrição feita pela secretaria não aparece), os certificados dessas inscrições (a atividade, o primeiro nome, o código de verificação e o PDF) e os seus pedidos de doação pelo site (o protocolo, a situação, o valor e, depois da confirmação da tesouraria, o número do recibo) e as suas solicitações do titular de dados (o protocolo, o direito pedido, a situação, o prazo e a resposta da ASAF com o resultado e, se o pedido não foi atendido por inteiro, o fundamento, ou o motivo do encerramento, nunca o CPF nem o texto do seu pedido); quem controla a caixa de e-mail desse endereço vê o que está ligado a ele. O botão “Pedir a eliminação dos meus dados” abre uma solicitação de titular de dados na fila de atendimento, que já nasce com a identidade validada (o e-mail acabou de ser confirmado pelo código), e o sistema tenta confirmar por e-mail com o protocolo e o prazo de resposta; nada é apagado na hora: a equipe analisa o pedido conforme a lei e as obrigações da ASAF (recibos e escrituração contábil são guardados).

Cada formulário informa, antes do envio, quais dados pede e para quê.

Fora do site, a ASAF trata, no seu sistema de gestão, dados de associados, voluntários, participantes de eventos e beneficiários — em geral informados por essas pessoas à secretaria — para cumprir o Estatuto e a lei (como o livro de associados e a escrituração contábil) e para realizar as suas atividades.

Atendimento social. Nos projetos, a equipe registra o atendimento das pessoas e das famílias atendidas (o relato de cada atendimento e os encaminhamentos à rede de proteção, como CRAS, escola, posto de saúde e Conselho Tutelar), o que pode trazer informação de saúde e da situação da família. Esse registro só é feito com o termo de consentimento assinado pela pessoa atendida ou, se é criança ou adolescente, por um dos pais ou pelo responsável legal (o adolescente assina junto), registrado no sistema com a versão do termo; só a equipe do projeto o vê, e cada leitura fica registrada. Quem retira o consentimento (à equipe, à secretaria ou pela solicitação do titular de dados) faz parar os registros novos assim que a retirada é registrada no sistema; o que já foi registrado continua guardado, visto só pela equipe do projeto, e a eliminação dele pode ser pedida pela solicitação do titular de dados: confirmada a identidade de quem pede, o relato de cada atendimento e a descrição de cada encaminhamento são apagados (ficam as datas e os tipos, para as contagens). Quando a criança ou o adolescente faz 18 anos, o consentimento dado pelo responsável deixa de valer para os registros novos: a própria pessoa assina o termo. A prova do consentimento segue o prazo descrito em “Por quanto tempo guardamos”.

E-mails da ASAF. O sistema envia por e-mail, a quem tem e-mail no cadastro, lembretes de mensalidade, avisos de mudança na situação de um evento em que a pessoa se inscreveu (cancelamento, adiamento, remarcação ou volta à programação) e os avisos do mural do painel que quem os publica marca para irem também por e-mail. Esses e-mails, menos os obrigatórios, trazem no fim um link para parar de receber aquele tipo de mensagem (o mesmo link deixa voltar a receber); quem tem acesso ao painel também escolhe no Meu Perfil. Como o aviso de evento vai uma vez por endereço, quando alguém que usa aquele endereço desliga esses avisos, o endereço deixa de recebê-los. A convocação de assembleia e a mudança de regra são comunicações obrigatórias da associação e não se desligam; o e-mail que você mesmo pede (um código de acesso, um recibo, a resposta a um pedido), o aviso de que a senha do painel foi trocada e o aviso de que abriu uma vaga para você na lista de espera também não. A escolha fica guardada no seu cadastro, com a data e de onde veio (o link ou o painel), e a Auditoria do sistema registra a mudança (pelo link, com o endereço IP). O sistema não registra se você abriu o e-mail.

Esqueci a minha senha. Quem tem acesso ao painel e esqueceu a senha informa o CPF e recebe um código que vale 10 minutos e serve uma vez, no e-mail de acesso ao painel (sem ele, no e-mail de contato do cadastro). O sistema guarda só uma impressão do código (não o código), as tentativas e, para limitar os pedidos, uma impressão do CPF e o endereço IP de quem pede o código ou tenta usá-lo; tudo isso é apagado pela rotina de manutenção depois de 1 dia. A troca da senha fica registrada na Auditoria do sistema, com o endereço IP, e também fica registrado quando uma conta atinge o limite de pedidos do dia.

Sobre menores: quem tem 16 ou 17 anos só se filia com a autorização dos pais ou responsáveis (Estatuto, Art. 12). Pais e responsáveis podem pedir informações e correções sobre os dados de um menor pelo e-mail acima.

Com quem compartilhamos

A ASAF não vende nem aluga dados pessoais. Os dados podem ser tratados por prestadores de infraestrutura que a ASAF contrata (hospedagem, banco de dados, rotinas agendadas e envio de e-mail) e fornecidos a autoridades quando houver exigência legal.

Os prestadores são: a Microsoft (Azure), que hospeda o sistema, o banco de dados e os arquivos no Brasil (região Brazil South), guarda uma cópia das cópias de segurança do banco e uma réplica dos arquivos nos Estados Unidos (região South Central US) e publica as páginas do site e do painel por um serviço registrado nos Estados Unidos (região Central US); o GitHub (da Microsoft), em cujos servidores rodam as rotinas agendadas do sistema (prazos de guarda, lembretes e avisos), que leem e atualizam os dados enquanto rodam, e onde o site é montado a partir do que é público; e o Google (Google Workspace), que envia os e-mails do sistema e guarda a caixa asaf@asaf.org.br, em servidores que podem ficar fora do Brasil. Por isso, parte do tratamento dos seus dados acontece fora do Brasil.

Esses prestadores atendem o mundo inteiro. A Microsoft e o Google tratam os dados por conta da ASAF, seguindo os contratos de proteção de dados que oferecem a todos os clientes, os mesmos que usam para cumprir leis rigorosas, como a da União Europeia. Esses contratos descrevem as medidas de segurança que eles adotam, como a criptografia e o controle de acesso. O do Google inclui, para os dados que saem do Brasil, as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). O da Microsoft não inclui essas cláusulas, mas a obriga a cumprir as leis de proteção de dados que valem para o serviço que ela presta. O GitHub, no plano gratuito que a ASAF usa, não tem contrato de proteção de dados com a ASAF: valem os Termos de Serviço e a Declaração de Privacidade dele, que falam em medidas de segurança de forma geral. No Azure, a ASAF escolheu a região do Brasil para o sistema, o banco de dados e os arquivos, e escolheu também guardar uma cópia de segurança nos Estados Unidos, para não perder os dados se a região do Brasil falhar. O Google e o GitHub não oferecem à ASAF a opção de guardar os dados no Brasil.

Por quanto tempo guardamos

Pelo tempo necessário para cumprir a finalidade do tratamento e as obrigações legais e estatutárias da ASAF. Você pode pedir a eliminação ou a anonimização de dados desnecessários, ou tratados com o seu consentimento (veja os seus direitos abaixo); cada pedido é analisado conforme a lei e as obrigações da associação.

Para alguns dados há prazo certo, e o sistema os apaga ou anonimiza sozinho, por uma rotina que roda algumas vezes ao dia. Os prazos abaixo são os de hoje: ficam nas Regras do sistema, a Presidência pode ajustá-los e nenhum fica abaixo de 30 dias, salvo a cópia do relatório entregue a você, de 15 dias, que é fixa. O que é apagado ainda fica, por até 35 dias, nas cópias de segurança do banco de dados, que não são públicas.

• Endereço de rede (IP) guardado no controle do limite de pedidos dos formulários públicos: 6 meses, depois é apagado. O IP que também fica na Auditoria do sistema sai dela no prazo da Auditoria (abaixo).
• Avisos do sino do painel (da equipe e dos associados; podem trazer o nome de quem pediu): 1 ano, depois são apagados.
• Registro de quem recebeu, leu e confirmou um aviso do mural do painel: 5 anos depois de o aviso sair do mural (vencer ou ser retirado), a lista de quem o recebeu, com as datas de leitura e de confirmação, é apagada; ficam o aviso e os totais. A confirmação de leitura também fica registrada na Auditoria do sistema, que tem o prazo dela (abaixo).
• Pedidos dos formulários de atendimento (contato, informação, solicitação de titular e voluntariado): 5 anos depois de respondidos ou encerrados, apagamos o nome, o assunto, a mensagem, a resposta, o motivo do encerramento e os dados de contato e de identificação (e-mail, telefone, CPF, data de nascimento); ficam o número do protocolo, o tipo, a situação, o resultado (com o fundamento, quando o pedido não foi atendido por inteiro), se foi feito por um responsável e as datas. O pedido que ainda não foi respondido nem encerrado não é apagado. O motivo do encerramento também fica registrado na Auditoria do sistema.
• Pedido de filiação que não virou associado (recusado, ou pendente sem decisão): 2 anos depois da última mudança no pedido ou no voto de um sócio, ele e as decisões dos sócios sobre ele são apagados; na Auditoria do sistema ficam o registro do envio (com o IP) e o motivo da recusa.
• Pedido de doação pelo site que ninguém confirmou: 2 anos depois do prazo do pedido, é apagado.
• Doador identificado: 10 anos depois da doação, tiramos o nome, o documento, o e-mail e a ligação com o cadastro de associado; ficam o valor, a data e o destino, que são dado financeiro da associação.
• Inscrição em evento e presença: 5 anos depois do evento, saem da inscrição as respostas do formulário, o e-mail usado, o código do QR de entrada e o do link de cancelamento, e o comentário da pesquisa de satisfação; ficam a inscrição, a situação (presente, ausente...) e o registro da presença, para as contagens do evento.
• Quem só se inscreveu em eventos (sem outro vínculo com a ASAF: não é associado, não é atendido nos projetos e não tem outro papel no cadastro): 5 anos depois do último evento, apagamos o nome, o CPF, o e-mail e o telefone; ficam as contagens. O nome de quem pagou uma inscrição continua na descrição da cobrança, que é escrituração financeira da associação.
• Voluntário: 5 anos depois do fim do último termo de adesão, apagamos a referência do termo e a da autorização do responsável, a descrição das horas e o motivo das trocas de turno; ficam a atividade, as horas e as datas. Quem não tem outro vínculo com a ASAF tem também o nome, o CPF e o contato apagados.
• Certificado e crachá de evento: 10 anos depois da emissão, o arquivo é apagado e o nome sai do registro; a verificação pública pelo código continua dizendo que o documento é válido, sem o nome.
• Auditoria do sistema (o registro de quem fez o quê no painel e de cada envio dos formulários): 10 anos depois de cada ação, saem quem fez, o endereço de rede (IP) e os valores registrados; ficam o que aconteceu, onde e quando. Este prazo não fica abaixo de 5 anos.
• Prova de um consentimento que acabou (a autorização de imagem ou o consentimento do atendimento social retirado, a foto apagada, o consentimento substituído por outro ou o mandato terminado): 5 anos depois de acabar, é apagada; a do atendimento social fica enquanto existir o registro do atendimento que ela autorizou.
• Relatório dos seus dados liberado para você baixar (o PDF e o arquivo para levar a outro serviço): 15 dias depois de liberado, a cópia é apagada (prazo fixo, não ajustável).
• Associado desligado: 5 anos depois do desligamento, apagamos CPF, e-mail, telefone, data de nascimento, estado civil, profissão, naturalidade, as habilidades cadastradas, a foto (inclusive o arquivo), o endereço e, nas mudanças de situação (licença, desligamento, advertência), o motivo e o documento de referência; ficam o nome e a matrícula do livro de associados e o tipo e as datas das mudanças de situação. A rotina automática não inclui quem ainda tem outro papel ativo no cadastro (por exemplo, voluntário: esse papel acaba 5 anos depois do fim do último termo de adesão). Ainda não há prazo automático para os dependentes cadastrados, os documentos anexados, o histórico de cargos, a linha do tempo da pessoa e as observações internas da ficha.

Ainda não há rotina automática de prazo para os demais dados (por exemplo, o pedido de filiação aprovado, o cadastro de funcionários e o registro do atendimento social, cuja eliminação pode ser pedida, como está acima): para esses vale o que está acima, e você pode pedir a eliminação a qualquer momento.

Segurança

A comunicação com este site e com a área do associado é criptografada (HTTPS). Os dados de associados ficam em ambiente de acesso restrito, liberado por perfil conforme a função de cada pessoa, com registro dos logins e das alterações.

Os seus direitos

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, art. 18) garante que você pode, a qualquer momento:

• confirmar se tratamos dados seus;
• acessar os seus dados;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• pedir a portabilidade dos dados;
• pedir a eliminação dos dados tratados com o seu consentimento;
• saber com quem compartilhamos os seus dados;
• ser informado sobre a possibilidade de não consentir e sobre as consequências disso;
• revogar o consentimento a qualquer momento;
• se opor a um uso dos seus dados que não depende do seu consentimento, quando ele não cumprir a lei.

Para exercer qualquer desses direitos, use o formulário de solicitação do titular de dados ou escreva para asaf@asaf.org.br. A lei prevê que a resposta completa a um pedido de acesso seja dada em até 15 dias (art. 19, II). Se achar que o seu pedido não foi atendido, você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Como o pedido é atendido. Você pode pedir pelo formulário e, se for associado, também pelo painel da ASAF (Meu perfil, Meus dados pessoais). Na área Minha conta (com o código enviado ao seu e-mail) você pode pedir que apaguemos o que foi feito com aquele e-mail. Antes de responder, a ASAF confere que quem pede é o titular dos dados. A confirmação vem do próprio sistema quando o CPF e o e-mail do pedido são os do seu cadastro de associado, ou quando você pede pelo painel tendo entrado com senha e segundo passo; nos outros casos, a equipe confere por outro meio. Para eliminar o seu cadastro, que não tem volta, a confirmação pelo e-mail não basta: sem a conferência da equipe ou o painel, sai só o que foi feito com aquele e-mail. A resposta não vai por e-mail: você a lê na Minha conta, ou no painel, se pediu por ele.

O relatório dos seus dados. No pedido de acesso, de portabilidade ou sobre o compartilhamento, o encarregado confere o relatório do que o sistema guarda sobre você (para que serve cada dado, a base legal, com quem é compartilhado e por quanto tempo; o próprio relatório diz o que fica de fora, como as atas, que ele confere à mão) e, se for o caso, o libera para você baixar. Por 15 dias você baixa o relatório em PDF e um arquivo em formato aberto (JSON) com os dados que você nos forneceu e os seus no financeiro, para levar a outro serviço; depois, a cópia é apagada, e cada download fica registrado. Quando não dá para baixar, ele entrega o relatório impresso. A confirmação simples (se tratamos ou não dados seus) pode sair na hora.

A eliminação. O encarregado vê antes o que sai e o que fica, e por quê. Fica o que a lei ou o Estatuto mandam guardar: o financeiro e os recibos, as atas, as votações e os mandatos, o nome e a matrícula no livro de associados, a prova dos consentimentos, o termo de adesão do voluntário, o processo disciplinar e a prova de que um aviso obrigatório foi entregue. O cadastro também fica enquanto servir a um vínculo: por exemplo, enquanto você for associado (até a data do desligamento), tiver mandato ou débito em aberto com a associação, estiver inscrito num evento que ainda vai acontecer, fizer parte do núcleo familiar de um associado ou tiver trabalhado na associação. O atendimento social tem eliminação própria, pedida da mesma forma e conferida em Beneficiários. De um evento que já passou saem as respostas do formulário, o e-mail e os códigos da inscrição, e o certificado perde o arquivo e o nome; o registro de que você participou fica, para a contagem do evento. A resposta diz o resultado e, se algo ficou, o motivo.

O total de pedidos do ano e se foram respondidos no prazo saem no relatório anual de atividades, só em números e sem nomes: um número de 1 a 4 aparece como “menos de 5”, e o detalhe que permitiria descobrir um número pequeno não aparece.

Mudanças nesta política

Quando este texto mudar, a versão e a data de vigência no topo da página são atualizadas. Esta é a versão 2.17, em vigor desde 30 de outubro de 2026.